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Módulos de Docunet

Módulo de Gestión Documental

Este módulo permite digitalizar los documentos generados por los procesos de su empresa.

De igual manera permite clasificarlos de acuerdo a la estructura organizacional de la empresa (dependencias, cargos y funcionarios) así como la estructura documental definida en la Tabla de Retención Documental de la empresa (Series, Subseries, Tipos Documentales), que junto con sus tiempos de retención harán de las transferencias documentales una herramienta efectiva por medio de alarmas para que luego los usuarios puedan buscarlos y consultarlos mediante criterios definidos previamente de forma segura y efectiva, logrando integrar además de la imágenes escaneadas, documentos generados en word, excel, powerpoint, entre otros, generando inventarios de carpetas y documentos.

Módulo WorkFlow

Es un módulo que brinda la posibilidad de hacer seguimiento o trazabilidad a los documentos desde el mismo momento en que llegan y/o salen de la Entidad, hasta su destino final, por medio de la asignación de un número consecutivo único tanto de entrada como de salida, permitiendo realizar una radicación organizada de manera centralizada, así como hacer de la distribución de esos documentos radicados. Una herramienta electrónica que le permita mejorar el tiempo de entrega al destinatario ya que llega a su correo electrónico, así como el tiempo de respuesta en su trámite, respondiéndose preguntas tales como: dónde estará el documento?, quién lo tendrá? , se habrá dado respuesta al mismo?, cuándo se remitió la comunicación?, entre otros.

De esta manera Docunet genera Reportes de Actividades con el cual el usuario puede hacer seguimiento de las actividades asignadas tanto a él como por él, así como de las diferentes dependencias y cargos, de acuerdo a su perfil, así como hace más eficiente el manejo del tiempo de entrega de los documentos, evitando el riesgo de pérdida y el manejo de fotocopias para su divulgación.

Modulo Normas Y Procedimientos

El Módulo de Normas y Procedimientos de Docunet está basado en los conceptos de la Norma Internacional de Aseguramiento de la Calidad ISO 9000. Sirve de apoyo para las organizaciones con procesos estandarizados o en vía de estandarización. También es útil como sistema de contenido y divulgación de los procedimientos de la organización, así como de medio de consulta para que los usuarios conozcan los procesos corporativos.


Implementación del software de gestión documental - docunet

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